Tugas 1 : Bahasa Inggris Bisnis 1 Layout of Business English Letter

I.       Layout of Business English Letter

 

1. Letter Head (Kepala Surat)

Dalam surat-surat yang resmi selalu tercantum kepala surat atau disebut juga kopsurat. Adapun kegunaan kop surat adalah untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor atau perusahaan dan keterangan lainnya dari perusahaan atau kantor  pengirim surat. 

Pada umumnya kepala surat dicetak dalam bentuk yang sangat menarik yang terdiriatas:

·         Nama kantor, perusahaan atau organisasi 

·         Alamat atau nama jalan dan nomor gedung

·         Nomor telepon

·         Nama dan alamat kawat atau bila ada 

·         Nama dan alamat kantor cabang bila ada

·         kotak pos bila ada

·         Lambang atau logo

2. Date (Tanggal)

Kegunaan tanggal surat adalah untuk: 

• Mengetahui atau menunjukan kapan surat tersebut dibuat. 
• Mengetahui batas waktu
• Mengetahui apakah setiap persoalan / diselesaikan / ditanggapi dengan cepatatau lambat.

3. Inside Addres (Alamat yang dituju)

Diletakkan di sebelah kiri atas, beberapa baris setelah tanggal , namun ada juga yang meletakkannya langsung di bagian bawah tanggal.

4. Salutation (Salam Pembuka)

Menggunakan nama yang sama seperti yang tertera pada. Jika Anda mengenal orang tersebut  maka boleh menggunakan hanya nama pertama dalam salam (misalnya: Dear Lucy:). Dalam semua kasus lain, gunakan nama pribadi dan gelar penuh diikuti oleh titik dua. Tinggalkan satu baris kosong setelah salam.

5. Body of the letter (Isi Surat)

Saat menulis surat bisnis, ingatlah bahwa keringkasan adalah hal yang penting. Dalam paragraf pertama, ada baiknya membuka pernyataan dengan ramah. Paragraf berikutnya harus mulai memberikan maksud dari apa yang ditulis. Dalam beberapa paragraf berikutnya, poin yang diberikan yaitu informasi latar belakang dan detail yang mendukung. Paragraf penutup harus menyatakan kembali tujuan dari surat itu.

6. Complementary Close (Salam Penutup)

Ada berbagai macam salam penutup, biasanya yang digunakan adalah "Yours faithfully" adalah kata yang biasa di gunakan pada bagian ini, kata ini hanya digunakan jika pada salam pembuka menggunakan "Sir" atau "Madam" dan tidak menggunakan nama penerima. Jika menggunakan nama, maka digunakan kata "Yours sincerely". Sudah tradisi, pada akhir kata ditutup dengan tanda koma, tapi sekarang ini sudah diperbolehkan untuk menghilangkan tanda koma.

7. Enclousure (Lampiran) 

Jika pada surat ini menyertakan dokumen lain yang dikirimkan bersama surat, misalnya resume, maka penulis harus menyertakan nama dokumen pada bagian ini, agar pembaca mengetahuinya. 

Posted in: softskill